Изучаем правила делового общения в электронной сети

Главное правило «Сетикета» такое же, как и в любом другом этикете: ведите себя так, чтобы вас было легко понять.

По тому, как вы общаетесь в сети с партнерами и клиентами, бизнес-сообщество судит о профессионализме и деловитости всей вашей компании. Главное правило «Сетикета» такое же как и в любом другом этикете: ведите себя так, чтобы вас было легко понять.

Стиль общения

При переписке через электронную почту можно опускать обращения и приветствия и сразу переходить к делу. Но свою подпись ставить нужно обязательно! К тому же электронная подпись является ненавязчивой рекламой бизнеса. Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Не стоит скрупулезно перечислять в подписи все свои регалии, звания и заслуги. Достаточно указать должность, которую вы занимаете в компании.

Обязательно заполните поле «Тема», иначе ваше письмо может быть удалено, как спам.

Только по сути

Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах.

Что в ответ?

При использовании окошечка «Re:» (ответить) в ответном письме автоматически скопируется первоначальное письмо респондента. Вот это письмо не нужно править или удалять, так как оно поможет респонденту сразу вспомнить, о чем он вам писал. Просто сверху пишите свой ответ.

Требование автоматического уведомления о получении вашего послания по правилам Сетикета является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше позвонить адресату и уточнить, дошло ваше письмо или нет.

Смайлики

Очевидный минус электронного общения – невозможность передать ваши эмоции. Но частично этот недостаток преодолевается с помощью смайликов. Использование смайликов делает переписку более живой – автор передает не только свои мысли, но и чувства. Однако деловая переписка не допускает графического выражения чувств. Однозначно и безальтернативно!

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

• Письмо должно быть грамотным и логичным.

• На деловые электронные письма обязательно нужно отвечать. Время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Если вы не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения.

• Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

Дмитрий УФИМЦЕВ
Фото: www.pressfoto.ru